La Ley 951 de 2005 obliga a que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado  presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.

¿Cuándo deben presentarse las actas de informe de gestión?

• Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a separarse del cargo o finalizar la administración.
• Cuando el servidor entrante tome posesión, en caso que el funcionario saliente se separe de su cargo por causas distintas a la culminación del período respectivo.

¿A quién debe ser presentada el acta de informe de gestión?

• Al funcionario entrante.
• Al funcionario que designe el superior jerárquico en caso de no existir aún nombramiento.
• Al superior jerárquico y el órgano de control interno en caso que el funcionario saliente sea ratificado.
• A la Contraloría General. Los sujetos de control fiscal con domicilio principal distinto a Bogotá, deberán presentar el informe escrito en la correspondiente Gerencia Departamental de la Contraloría General de la República.

¿Cuáles son los deberes del funcionario que recibe el acta de informe de gestión?

• Determinar la existencia o no de irregularidades mediante la verificación física dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firma y recepción del documento.
• Informar al órgano de control correspondiente las detectadas.
• En este lapso el servidor saliente podrá ser requerido para que realizar  aclaraciones y proporcionar  información adicional.

¿Cuál es el deber de la Oficina de Control Interno?

• Velar por el cumplimiento del deber de presentar el acta de informe de gestión.
• Recibir el acta.
• Requerir al funcionario que no cumpla oportunamente con esta obligación.
• Aplicar las sanciones legales que correspondan por el incumplimiento de esta obligación.

¿Cuál es el deber de la oficina de los órganos de control fiscal y de la Contraloría General?

Vigilar el cumplimiento de la obligación, conforme a los requisitos y procedimientos señalados en la Ley 951.

¿Qué formalidades debe observar el acta de  informe de gestión?

• Debe realizarse por escrito.
• Debe ser entregado en un acto formal al funcionario que corresponda.

¿Qué debe contener el acta de informe de gestión?

Una descripción del estado de los recursos administrativos, financieros y humanos  a cargo de la administración, dependencia o entidad. Esto incluye:

• Resumen de la gestión: situación del despacho al inicio de la gestión, actividades emprendidas, resultados obtenidos, asuntos en proceso, y situación del despacho al término de la gestión.
• Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos materiales, financieros y humanos.
• Inventario actualizado de los bienes muebles e inmuebles a su cargo, con los correspondientes responsables.
• Detalle por vigencias de los presupuestos, programas, estudios y proyectos.
• Obras públicas y proyectos en proceso.
• Ejecución presupuestal por vigencias.
• Contratación Pública ejecutada y en ejecución, agrupada por objetos contractuales y vigencias fiscales.
• Reglamentos, manuales de organización, de procedimientos.
• Desarrollo y cumplimiento de programas.
• Esta información debe presentarse en el formato único de Acta de Informe de Gestión contenido en la Resolución 5674 de 2005 de la Contraloría General.

¿Cuáles son las consecuencias de incumplir con la entrega del acta de informe de gestión?

• En caso de no presentar el informe en los términos de la Ley 951 el servidor saliente será requerido por el órgano de Control Interno durante los 15 días posteriores a su separación del cargo.
• El servidor que incumpla este deber, será sancionado por los órganos de Control disciplinario y fiscal.

Acta de Empalme